Případová studie pro přechod firmy na digitální podepisování dokumentů (podepisování dokumentů na dálku)

Zadání klienta

Klient se na mě obrátil s žádostí o pomoc. Chce ve firmě zavést digitální podepisování všech pracovněprávních dokumentů (tzv. podepisování na dálku).

Výchozí stav

V úvodním informačním hovoru jsem se dozvěděla, že klient v tuto chvíli podepisuje veškeré pracovně právní dokumenty osobně. Tato činnost je pro něj obtížná, protože někteří zaměstnanci jsou denně v terénu, jiní na homeoffice a tím pádem je složité se s většinou z nich potkat osobně v jeden čas na pracovišti. V první řadě jsem potřebovala od klienta zjistit, jaké dokumenty si přeje takto podepisovat a jak to dělají v současné době – jaké interní systémy používají a co bude potřeba pro dosažení cíle učinit – existuje totiž několik druhů digitálního podepisování, které je potřeba pro dosažení právní závaznosti dodržet. Jinak hrozí, že jste daný právní dokument nedoručili a z toho vám vznikají vícenáklady. Například pokud chcete zaměstnanci doručit výpověď z pracovního poměru a zvolíte nesprávný postup, tj. k doručení nedojde, platí, že je zaměstnanec stále v pracovním poměru a za tuto dobu mu náleží náhrada mzdy ve výši 100% jeho průměrného výdělku (za tzv. jiné překážky na straně zaměstnavatele). Což je pro zaměstnavatele již podstatný vícenáklad.

Návrh spolupráce

Navrhla jsem strategickou konzultaci, kde jsme projednali aktuální stav, důvod změn a cíl, neboť ten je důležitý pro zvolení optimálního postupu. S klientem jsem rovněž projednala jak postupuji v těchto věcech. 

Následně jsme se s klientem dohodli, že mi pošle přehled dokumentů, které chce takto na dálku podepisovat. Ten jsem prošla, a na základě zadání a cíle, které jsme si ujednotili na úvodní konzultaci, jsem připravila jsem návrh spolupráce. Klientovi se návrh líbil, po objednání a zaplacení jsme se pustili do práce.

Strategická a realizační fáze

Bylo nutné zakategorizovat jednotlivé dokumenty a přiřadit jim správný druh podepisování. Následně se seznámit s interní systémy firmy, abychom zjistili jaké jsou možnosti a maximálně využili funkcionalit, které má. Pro jejich lepší pochopení (a rovněž úsporu času) jsme klientovi navrhla, abychom si prošli jednotlivé systémy online přes sdílení obrazovky. 

Na základě toho jsem sestavila celý plán – sestavila jsem skupiny dokumentů, pro každou z nich nastavila vlastní proces a sepsala vnitřní předpis nutný pro dodržování postupu. Pro dosažení právní závaznosti digitální podepisování (podepisování na dálku) bylo totiž klíčové nastavit a propojit 3 komponenty: (s)právně sepsaný pracovněprávní dokument, způsob, jakým je posílán zaměstnanci a od zaměstnance do firmy (dokument totiž prochází interním systémem a rovněž jinými sdílenými systémy) a archivace takového dokumentu pro zajištění důkazu o správném způsobu doručení. 

Na závěr jsem proškolila zaměstnance personálního a mzdového oddělení, do jejichž kompetence uzavírání smluv spadá. Ukázali jsme si přes sdílenou obrazovku typy příkladů a jak konkrétně postupovat. Dostali videozáznam s postupem, ke kterému se mohou v případě potřeby vracet se (ideální materiál i pro případ, kdy potřebujete zaškolit nového zaměstnance na agendu).

Výsledek zakázky

• přistoupila jsem k situaci klienta a jeho řešení komplexně
• jednotlivé strategické návrhy řešení byly kombinací právního i procesního přístupu k věci
• klient dostal nejen právní poradenství, ale rovněž  technické nástroje a zaškolení pro udržování požadovaného výsledku
• jasný a přehledný postup pro digitální podepisování pracovněprávních dokumentů na dálku, aby každé podepsání a doručení bylo právně závazné a předešlo se nežádoucím vícenákladům
• jasně a srozumitelně sepsaný vnitřní předpis pro zajištění dodržování postupu.
• zaškolení zaměstnanců na postup v interních systémech a dalších systémem, zpětná vazba a úpravy postupu
• nahrání zaškolení a předání videozáznamu s postupem pro zaměstnance, kteří si mohou postup kdykoliv opětovně přehrát 
• klient má neprůstřelné řešení proti nežádoucím vícenákladům v řádu stovek tisíc Kč /měsíčně