B2B prodej nemá být svázaný paragrafy.
Právo má být promyšleně vloženo do konkrétního prodejního procesu tak, aby firmě chránilo cashflow, ne brzdilo obchod.
Nedávno jsem řešila situaci ve společnosti zabývající se nákupem a prodejem rychloobrátkového zboží v gastronomii. Zboží nejen prodává, ale i sama rozváží. Problém? Nezaplacené faktury. Ne astronomické částky, ale v součtu dostatečné na to, aby narušovaly cashflow.
Klíčový moment
Klient si nemůže dovolit vybírat od všech zálohy. Kdyby to udělal, během pár dnů by neměl co a komu rozvážet. Rozhodilo by mu to celý prodejní cyklus a objemový model, na kterém je jeho byznys postavený.
Cíl tedy nebyl „zavřít kohoutek“. Cílem bylo:
- stabilizovat procento nezaplacených faktur
- dostat ho pod kontrolu
- naučit se ho řídit
- a část pohledávek systematicky vymáhat aneb předat k vymáhání
Výchozí realita (poznáváte se ?)
Pracovala jsem s těmito podmínkami:
- Odběratelé nechtějí uzavírat rámcové smlouvy.
- O složení kreditu předem by vůbec nejednali.
- Klienti jsou z různých zemí – různé jazyky, mentality, obchodní zvyklosti.
- Firma má jednoduchý a přehledný „eshop“ – odběratelé si naklikají zboží, pošlou dodavateli printscreen přes WhatsApp.
- Někteří platí řidiči při převzetí. Jiní až ve splatnosti. Další i po splatnosti.
Zásadní bod:
Jakmile předáte zboží bez opatření, která vás chrání, ztrácíte nad platbou kontrolu. Odběratel si může dělat co chce. A to je potřeba změnit.
Jak jsem postupovala
Řešení „bez zálohy nedodáme“ je právně čisté, ale obchodně často nerealistické.
Proto pracuji jinak: Nejdřív chci poznat kontext a hlavní proces. Detailně.
Je to kus detektivní práce – vždy ve spolupráci s klientem.
Klíčové otázky:
- Jak se podává objednávka?
- Jak se potvrzuje?
- Vystavují se zálohové faktury?
- Jak funguje dispečink a jakými dokumenty jsou vybaveni řidiči?
- Jak probíhá předání zboží?
- Kdy vzniká fakturační moment?
Jak jsem postupovala
Jak jsem již zmínila, cílem je ustálit určité procento peněz na cestě. Řešení vyber od všech zálohu, jinak nedodávej, je spíš právní ideál než byznysová realita. A protože žijeme v byznysové realitě, tak tomu uzpůsobuji i kroky spolupráce.
1.Získat znalost kontextu a hlavního procesu
Během 2h konzultace jsme situaci s nezaplacenými fakturami důkladně probrali. Klíčové bylo získat kontext. Porozumět pro co daným způsobem dělají a co je v procesu byznys a co je právní renons. Je to vždy kus detektivní práce (za přispění klienta).
Klíčové otázky této fáze:
- jak se podává objednávka
- jak se potvrzuje
- zda vystavují nějaké zálohové faktury
- dispečink, který objednávky rozděluje mezi řidiče, čím (jakými listinami apod.) je vybavuje
- jak probíhá předání zboží klientovi
- kdy se fakturuje
2\. Vytvořit návrh řešení, který je probyznysový
Na základě znalosti kontextu byznysu, informací a dodaných podkladů jsem sestavila adekvátní návrh řešení. Byla to kombinace znalosti procesů a právních a byznysových znalostí a zkušeností.
Co jsem upravila
Nešla jsem cestou „velké smlouvy“. Šla jsem cestou posílení procesů a vložení právních touchpointů do existujícího systému.
1\. Dostali jsme identitu odběratele pod kontrolu
Ano, za odběratele objednávají často i jiní lidé než jednatel či živnostník, a to bez jejich zmocnění. Pokud to nemáte v pořádku, čekají vás spory.
- oprávnění objednávající osoby jsme navázali na jednatele/živnostníka
- zamezili jsme nejčastější námitce jednatele/živnostníka „já jsem to neobjednal, tudíž nemám povinnost platit“.
2\. Vytvořili jsme obchodní podmínky, které skutečně fungují
Do eshopu jsme zapracovali:
- způsoby placení,
- jasná pravidla pro případ prodlení,
- návazující GDPR podmínky zpracování osobních údajů.
Ne formální text. Ale nástroj, který je použitelný v praxi.
3\. Zavedli jsme systém řízení platební morálky
Zavedli jsme přehled vývoje platební historie každého odběratele.
Klient dnes vidí:
- kdo platí včas
- kdo se zhoršuje
- kdo je rizikový
A podle toho aktivuje konkrétní opatření:
- stop dodávek
- přechod na jiný režim plateb
- zahájení vymáhání
To je rozdíl mezi chaosem a řízeným rizikem.
Výsledek
- klient má ustálené cashflow, může líp spát, ví, že má finance na pokrytí výdajů, protože ví, kdy a od jakého odběratele platby (příjmy) přijdou
- ustálili jsme procento faktur po splatnosti
- roztřídili jsme klienty a jejich faktury po splatnosti a podle toho přijali jednotlivá opatření nebo v kombinaci – stop dodávek do doby úhrady, podali návrhy na el. platební rozkaz (namísto SOP 5% platíte 4%), kde je směnka, tak návrh na směnečný rozkaz.
Co je klíčové – co si hlídat
1\. Mějte důkazně pevný proces objednání, potvrzení a dodání. Bez něj je vymáhání slabé.
S ním si lépe vyjednáte splátkový kalendář, můžete si nastavit tvrdší podmínky.
Pokud by dlužník splátkový kalendář přece jen porušil, můžete využít rychlé soudní nástroje jako platební rozkazy. Elektronický je o 1% na poplatku levnější. Ten, kdo neplatí, si často u soudu „vzpomene“, že by se chtěl pokusit z placení vyvléct. Když máte dobré důkazy, s námitkami do rozkazu moc neuspěje a řízení je brzy skončeno vaší výhrou.
2\. Nezapomeňte dát do dohody o splátkovém kalendáři uznání dluhu. Tímto se promlčení doba dluhu prodlužuje z 3 na 10 let. Což je důležité v případech, kdy splátky domlouváte na více let.
3\. Používejte směnku jen u těch odběratelů, o kterých víte, že mají majetek. Směnka sama je skvělý nástroj, protože soud nezkoumá skutkový stav a soudní rozhodnutí dostanete do 15 dnů. Ale není všespásná. Na co vám bude směnečný rozkaz, když nebude na čem ho vymáhat.
4\. Mějte proces kontroly a hlídání faktur po splatnost i a jednotlivá opatření ve správný čas aktivovat. Nenechávat přetéct hrnec.
5\. Hlídejte si promlčení. Právo na zaplacení obchodní faktury se promlčuje v obecné 3-leté promlčení době. A bohužel stejně krátká je promlčecí doba i u směnek. V toto době je potřeba je zažalovat k soudu. Podáním žaloby se promlčení staví, tedy po dobu řízení neběží.
6\. Vypořádejte závazky zaměstnanců (nepředané tržby) před nebo nejpozději při ukončení pracovního poměru. Může se totiž stát, že máte sice dobré důkazy na podání platebního rozkazu, ale mezitím se vám přestěhoval do jiného státu a vymáhání se výrazně zkomplikuje a prodraží.
Závěr: Myslete na vyřešení nezaplacených faktur dřív než vás jejich neřešení položí.
Nezaplacené faktury vás nepoloží ze dne na den. Položí vás jejich dlouhodobé ignorování.
Poznáváte se?
- kdybyste si všem řekli o zálohy, tak brzy nemáte komu co dodávat a celý cyklus se vám zastaví
- nezaplacené faktury narůstají
- nemáte je pod kontrolou
- nevíte, kdy a jak zasáhnout
Tohle není čistě právní problém. Je to právně-byznysový problém.
S čím vám pomohu
- identifikovat v prodejním procesu místa, kde vám chybí právní touchpointy nebo jsou netotažené, proto nefungují
- nastavit, upravit nebo doplnit proces objednávání, potvrzení a dodávek o klíčové právní touchpointy
- nastavit prodejní proces tak, aby byl důkazně pevný,
- navrhnout vhodné platební režimy podle typu klientely,
- roztřídit pohledávky a zvolit efektivní strategii vymáhání.
Úvodní nezávaznou online schůzku si můžete zarezervovat zde nebo mailem na lucie.radkovicova@nextlegal.cz nebo WhatsApp zprávou na 608 260 440.
JUDr. Lucie Radkovičová, advokátka