• Doba trvání spolupráce a realizace: 1,5 měsíce
  • Celková cena spolupráce: 75.105 Kč + DPH
  • Počet konzultací celkem: 5
  • Typ konzultací: Právní a Strategická

Zadání klienta

Klient hledající partnera v oblasti práva pro IT systém PRECONTROL. Poptával profesionála, který by dokázal připravit právní stránku věci ve vztahu B2B směrem k zákazníkům. Jedná se o informační systém, který má za úkol ve firmách správu BOZP agendy, pracovnělékařských služeb vč. propojení až na úroveň ordinací. V systému se tak evidují osobní údaje nejen kontaktních osob – uživatelů, ale i zaměstnanců firem vč. informací o zdravotním stavu. Pro tento projekt by potřeboval vytvořit obchodní podmínky a zásady ochrany osobních údajů. Dále potřebuje dotáhnout po právní stránce formu uzavření smlouvy. Pro nadnárodní firmy ideálně v listinné formě. Součástí smlouvy by měly být pořešeny také záležitosti GDPR ve smyslu zpracování osobních údajů. Pro klienty menšího typu lze řešit např. elektronicky uzavřenou smlouvou nebo podpisem objednávky. Nicméně – ideálně by bylo to nějakým způsobem standardizovat. Systém poskytování služby bude dvojí: v cloudu jako služba a on premise. Potřebujeme podchytit obě strany.

Výchozí stav

Navrhla jsem úvodní konzultaci. Na osobní konzultaci jsem zjistila, že jedou na nové platformě s novými lidmi (dodavatelé, IČ, firmy), mají kompletní SW na správu BOZP, poskytují školení, dělají pracovně-lékařské prohlídky a provozují sami ordinace ve velkých firmách. Firmy si buď SW kupují a data si do něho vkládají sami, nebo firmám celou agendu BOZP a lékařské péče zajišťují. Probrali jsme celý projekt v kostce – jak to dělají teď, jaké typy subdodavatelů a klientů mají, jaký je byznys plán na příští rok a příštích 5 let, na jaké státy míří, co se jim na stávajícím stavu nelíbí a chtěli by dělat jinak, a jak by to mělo ideálně vypadat. Dále jsme probrali kdo všechno může na osobní údaje v cloudovém řešení a v řešení on premises vidět, jaká jsou specifika typů klientů, a nastínili jsme si, co bude třeba v procesu zakázky ponechat a co bude možné zefektivnit. Závěrem jsme řekli na tvorbu jakých typů dokumentů to předběžně vidím, a jak navrhuji dál pokračovat a stanovili jsme deadline. 

Návrh spolupráce

Klient neměl po právní stránce připraveno nic, jeho SW má několik modulů a úrovní, kvůli čemuž se nabízí zakázku buď fázovat nebo udělat naráz. Dále potřebuji detailně poznat jak probíhá proces zakázky od začátku, přes zaplacení až po to, co má možnost užívat, abych mohla procesy zefektivnit a navrhnout smluvní dokumentaci, podle které se jim dobře pojede. Bylo třeba vzít celou věc komplexně. Proto jsem mu navrhla, že uděláme strategickou fázi v částce 25 000 Kč + DPH, v rámci níž:

  1.  provedeme detailní analýzu stav. stavu – společně projednáme povahu modulů SW (1-2 skype/tel konzultace), určíme, zda zakázku fázovat nebo vše naráz, 
  2. prostudujeme stav smluv o poskytování BOZP a případných dalších, které s klienty máte, a stav smluv s dodavateli, kteří vidí a mohou zasahovat do osobních údajů v SW, protože ty je nutné provázat do smluvní dokumentace na SW, na základě toho Vám připravíme strategii smluvní dokumentace, které bude obsahovat
  3. vytvoříme diagram smluvních procesů (pro cloud a on premises)
  4. vytvoříme návrh konkrétních bodů smluvních dokumentů (listinná smlouva a ZS pro nár. korporace pro řešení on premises, VOP a POÚ pro cloud. řešení)
  5. návrh zkonzultujeme, upravíme do finální podoby, abychom měli zadání pro samotnou tvorbu smluvní dokumentace (ta není v ceně zahrnuta).

Strategická fáze

Po úhradě strategie, domluvení termínu další online konzultace jsme se pustili do práce. Během konzultace mi klient nasdílel obrazovku a provedl mě celým SW. Od začátku, tedy co má udělat zájemce o službu, přes zaplacení placené verze, a co v jakých úrovních placené verze může dělat, popř. jaké jsou rozdíly ve verzích. Rovněž jsme probrali co se děje s osobními daty v té které fázi, kdo všechno s nimi může nakládat. Postupně jsme probrali celý proces smlouvy od sjednání až dodání plnění, identifikovali jsme rozdíly pro stávající klienty a nové klienty, dále pro online klienty a offline klienty, pro automatizované služby a služby za příplatek jako např. doprogramování funkcionalit. Během toho jsme probrali rovněž technické body jako dostupnost služby, zálohy dat, exporty dat, obnovu dat, odpovědnost klienta a její limitace, a ukázali klientovi riziková místa. Toto všechno je důležité znát, neboť na základě toho promyslíme, jak efektivně vztahy právně nastavit. Následovala ještě jedna konzultace. 

V mezičase

Prostudovala jsem stávající smlouvy s dodavateli a klienty. Cílem bylo zmapovat jak jsou v současné době smluvní vztahy nastaveny, jak je klient chráněn proti riziku neplatičů, náhrad škod za případnou nedostupnost SW či služeb nebo za porušení pravidel o nakládání s osobními údaji. Vyžádala jsem si smlouvy na hostingy, se spolupracovníky, kteří zajišťují chod SW a služeb, smlouvy, které mají s některými klienty na pracovně-lékařskou péči, a smlouvy o mlčenlivosti. Na třetí konzultaci jsme probrali co z toho se dá použít a co je potřeba udělat lépe. Pak jsme dořešili technické body. Tyto 2 konzultace nám posloužily k tomu, že jsme se detailně seznámili s tím, jak to u klienta vypadá a co přesně potřebuje. Při procházení jsme například přišli i na to, že do SW bude třeba doplnit právní texty. Teprve v tuto chvíli jsme mohli začít tvořit diagram smluvních vztahů a návrh bodů smluvní dokumentace. Našim cílem je, aby měl klient od nás přehledné materiály, se kterými se mu dobře pracuje, proto jsme sáhli i po grafickém znázornění.

Smluvní dokumentace

Diagram smluvních vztahů a návrh bodů smluvní dokumentace jsme projednali na naší čtvrté konzultaci. Klient dostal materiály předem, aby si je mohl projít a připravit si případné dotazy a připomínky. Na konzultaci jsme vše probrali a doladili do finální podoby. Tím nám vzniklo zadání pro druhou fázi. Na závěr konzultace jsme si řekli cenové a termínové podmínky této druhé, tzv. realizační fáze, a po zaplacení jsme se pustili do tvorby samotné smluvní dokumentace. V rámci realizační fáze, která stála 50 125 Kč + DPH jsme:

1. připravili 1. návrhy dokumentů (VOP, POÚ, ceník pro cloud a on premises) dle zadání, což je dnes vyhotovený update diagramu a bodů smluvní dokumentace, dle dohody byly návrhy ve Wordu, změny budeme dělat v režimu sledování změn

2. posali je klientovi k připomínkám (klient mě několik dnů na přečtení, připomínky a přípravu dotazů a poslání nám zpět)

3. udělali jsme  telefonickou konzultaci pro vypořádání připomínek

4. odsouhlasené připomínky jsme zapracovali a předali klientovi finální znění

5. provedli jsme právní kontrolu textů emailů, kterými budete s klienty komunikovat průběh zakázky

Výsledek zakázky

  • pro úspěšné provozování SW a poskytování služeb, které budou klienti rádi používat, pro eliminaci rizik a neplatičů, není možné se bavit jen o smlouvě pro zákazníky, ale je potřeba vzít celou věc komplexně a zmapovat celý proces od začátku až do konce dodávky. Jinými slovy od toho, kde data vznikají, kdo k nim má přístup až po nastavení vztahu se zákazníky, protože toto nám dá kontext a výchozí body pro tvorbu smluvní dokumentace pro zákazníky. 
  • je dobré si smluvní procesy nakreslit a klientovi odkomunikovat v grafické podobě, klient byl rád, že jsem toto navrhla (proto jsme vytvořili diagram smluvních vztahů)
  • smlouva není jen to, co je na papíře jako rámcová smlouva, ale i obsah komunikace v emailech či SW, kde se zadávají konkrétní požadavky. Ty však nebyly právně dotaženy do konce –  pro předcházení rizik je potřeba, aby i zde byly dodržovány principy smlouvy (objednávka->akceptace nebo poptávka->komunikace o podobě zadání->finální znění zadání sdělené poskytovatelem-> zákazník musí odsouhlasit. Pokud něco z toho není dodrženo, smlouva uzavřena není.
  • vymysleli jsme další produkty (školení, které bylo součástí základní licence SW, jsme rozdělili na základní tutorialy zdarma k basic licenci, a sadu pokročilých školení za příplatek), dále jsme vymysleli, že zákazníci si mohou udělat základní exporty sami a pokročilé jim udělá klient za příplatek)
  • emaily a SW jsme doplnili o sadu právních textů, jsou psány user-friendly jazykem a zároveň jsou zachovány právní prvky 
  • klient má nastaven nový systém smluv, kdy jsou podchycena rizika, uzavírání smluv běží hladce, na sjednávání smluv ušetřili půl úvazku 1 spolupracovníka a mají více času se věnovat akvizici dalších klientů.

Mohly by Vás zajímat související case studies v těchto oblastech:

Upgrade online prodeje, Ochrana dat