• Doba trvání spolupráce a realizace: 3 měsíce
  • Celková cena spolupráce: 105 125 Kč + DPH
  • Počet konzultací celkem: 4
  • Typ konzultací: Právní a Strategická

Zadání klienta

Klient podnikající v oblasti online prodeje dokumentů, na něhož se z důvodu právního postavení vztahuje nařízení eIDAS, a odsud vyplývající povinnost podepisovat smlouvy elektronickým podpisem, se na nás obrátil s dotazem, jak by se dalo elegantně vyřešit podepisování smluv. Mají velké objemy smluv a rádi by své klienty zatěžovali co nejméně, tj. ideálně aby si nemuseli zřizovat elektronické podpisy. 

Výchozí stav

Navrhla jsem úvodní konzultaci. Na osobní konzultaci jsem zjistila, že se jedná o online systém, kde si zákazník, tj. firma nebo jednotlivec, může zakoupit různé druhy licence a na základě toho mají zřízen odpovídající přístup k dokumentům. Uzavírání smluv mají ve dvou režimech, a to pro jednotlivce a pro více uživatelů. 

Návrh spolupráce

V rámci hledání řešení nás napadlo, zda oblast elektronických podpisů je skutečně ta oblast, v níž nalezneme správné řešení. Zda náhodou není řešení někde jinde. Proto jsme se dohodli na strategické fázi, v rámci níž:

  1.  provedeme detailní analýzu stávajícího stavu – společně projdeme platformu a zmapujeme krok po kroku jak vypadá proces prodeje a uzavírání smluv u obou variant zákazníků; smluvní vztah by se dal uchopit jinak, a to jsme potřebovali ověřit,
  2. prostudujeme stav vzorových smluv pro zákazníky, obchodní a licenční podmínky, stranu zákaznickou provážeme se stranou dodavatelskou, kterou jsme nastavili již dříve, na základě toho klientovi připravíme strategii smluvní dokumentace, která bude obsahovat:
  1. návrh řešení s cílem klienta co nejvíce odbřemenit v procesu uzavírání smluv
  2. tvorbu diagramu smluvních procesů
  3. tvorbu právní analýzy postupu
  4. tvorbu návrhu bodů nové smlouvy, resp. dodatku, podle toho, jak dalece bude potřeba činit případné změny
  5. tvorbu návrhu bodů nových obchodních a licenčních podmínek
  6. zodpovíme nejčastější dotazy zákazníků
  7. návrhy zkonzultujeme, upravíme do finální podoby, abychom měli zadání pro samotnou tvorbu smluvní dokumentace (ta není v ceně zahrnuta).

Strategická fáze

Po objednání strategie, domluvení termínu další online konzultace jsme se pustili do práce. Během konzultace mi klient důkladně podrobně popsal proces prodeje u obou variant, od začátku, tedy co má udělat zájemce o službu, přes zaplacení placené verze, a co v jakých úrovních placené verze může dělat, popř. jaké jsou rozdíly ve verzích. Proces prodeje probíhá tak, že se zákazník na platformě klienta zaregistruje, vytvoří objednávku, odsouhlasí obchodní podmínky a pravidla ochrany osobních údajů a odešle ji automatizovaně ke klientovi. Klient následně generuje “smlouvu” a fakturu, a tuto posílá klientovi přes platformu k podpisu a úhradě. Jakmile:

  • je faktura uhrazena, dochází ke zpřístupnění účtu
  • je smlouva podepsaná i ze strany zákazníka, tak je automaticky zaslána do registru smluv
  • jsme měli tento popis hotový, bylo jasné, že řešení můžeme hledat úplně jinde, což znamená že klienta budeme moct odbřemenit od představy, že bude muset po zákaznících požadovat, aby si zařídili elektronické podpisy.

Rovněž jsme probrali co se děje s osobními daty v té které fázi, kdo všechno s nimi může nakládat. Postupně jsme probrali celý proces smlouvy od sjednání až dodání plnění, identifikovali jsme rozdíly pro firmy a jednotlivce. Během toho jsme probrali také technické body jako dostupnost služby, zálohy dat, exporty dat, obnovu dat, odpovědnost klienta a její limitace, a ukázali klientovi riziková místa. Následovala další konzultace. 

Poté jsme prostudovali stávající smlouvy se zákazníky a obchodní a licenční podmínky. Cílem bylo zmapovat jak jsou v současné době smluvní vztahy nastaveny, jak je klient chráněn proti riziku neplatičů, náhrad škod za případnou nedostupnost SW či služeb nebo za porušení pravidel o nakládání s osobními údaji. Na třetí konzultaci jsme probrali co z toho se dá použít a co je potřeba udělat lépe. Tyto 2 konzultace nám posloužily k tomu, že jsme se detailně seznámili s tím, jak to u klienta vypadá a co přesně potřebuje. Z konzultací vzešlo, že klient se zbytečně zahlcuje v procesu uzavírání smluv a činí některé věci  nad rámec povinností vyplývajících mu ze zákona o registru smluv. Což není výslovně v rozporu se zákonem, rozhodně se nejedná o postup nejhospodárnější a nejekonomičtější. Zjistili jsme, že klient musí v registru uveřejňovat pouze některé smlouvy. Při procházení platformy jsme například přišli i na to, že tu bude třeba doplnit právní texty. Teprve v tuto chvíli jsme mohli začít tvořit diagram smluvních vztahů a míst, kde se co bude měnit, a návrh bodů smluvní dokumentace. Našim cílem je, aby měl klient od nás přehledné materiály, se kterými se mu dobře pracuje, proto jsme sáhli i po grafickém znázornění. 

Smluvní dokumentace

Diagram smluvních vztahů a míst a návrh bodů smluvní dokumentace jsme projednali na naší čtvrté konzultaci. Klient dostal materiály předem, aby si je mohl projít a připravit si případné dotazy a připomínky. Na konzultaci jsme vše probrali a doladili do finální podoby. Tím nám vzniklo zadání pro druhou fázi. Na závěr konzultace jsme si řekli cenové a termínové podmínky této druhé, tzv. realizační fáze, a po objednání jsme se pustili do tvorby samotné smluvní dokumentace. V rámci realizační fáze jsme:

  1. zrevidovali a přenastavili procesy uzavírání smluv 
  2. připravili návrhy dokumentů (smlouvy, obchodních a licenčních podmínek)
  3. provedli jsme právní kontrolu textů návodů, postupů, textů v aplikaci, textů emailů, kterými bude s klienty komunikovat průběh
  4. předali vše klientovi k připomínkám (klient měl několik dnů na přečtení)
  5. udělali jsme osobní konzultaci pro vypořádání připomínek
  6. projednali s technickým oddělením potřebu změn na platformě, pokud to bylo příliš složité nebo nákladné, navrhli jsme alternativní řešení
  7. odsouhlasené připomínky jsme zapracovali a předali klientovi finální znění

 

Výsledek zakázky

  • online prodej dokumentů jsme klientovi ještě víc zautomatizovali tím, že jsme našli a využili prostoru v zákonech
  • nově nastavené procesy jsou administrativně nejekonomičtější variantou uzavírání smluv 
  • sjednotili jsme různé druhy procesů smluv na jeden hlavní
  • přenastavili jsme procesy v poslední fázi uzavírání smluv
  • upravili jsme interní procesy klienta tak, aby bylo zajištěno, že tyto smlouvy budou v registru smluv uveřejněny dříve, než na jejich podkladě klient poskytne plnění
  • zjednodušili jsme a eliminovali kroky, které by mohly potenciálně vést k právním konfliktům
  • tato zakázka byla nejzajímavější tím, že prostor, ve kterém hledáme pro klienta co nejefektivnější uspořádání s cílem ho co nejvíc odbřemenit, byl vyplněn mnoha právními předpisy, které na klienta z důvodu jeho postavení dopadají a nám se podařilo je všechny zkombinovat v efektivní výsledek
  • po implementaci jsme zkontrolovali, zda implementace proběhla v pořádku
  • nadále poskytujeme právní podporu pro zákaznický servis 
  • nadále poskytujeme právní podporu pro technické úpravy platformy

Mohly by Vás zajímat související case studies v těchto oblastech:

Upgrade online prodeje, Ochrana dat